Je komt binnen op kantoor en zet meteen je computer aan, ondertussen begroet je je collega’s en haal je koffie. Als je terugkomt is je computer opgestart en check je je e-mail. Je werkdag kan beginnen. Voor velen is dit een bekende routine.
Werkend Nederland ontvangt gezamenlijk per dag zo’n 210 miljoen e-mails. En de verwachting is dat dit aantal alleen nog maar zal stijgen. Het is niet zo gek dus dat mensen regelmatig het idee hebben dat hun werkdag wordt beheerst door hun mailbox. Veel mensen laten zich volledig leiden door nieuwe inkomende berichten. Er kan immers altijd iets belangrijks binnenkomen.
E-mailstress is een typisch verschijnsel van deze tijd. Bij
sommige werknemer houdt hun e-mail hen de hele dag in bedwang, waardoor ze
regelmatig last hebben van stress en hun deadlines niet kunnen halen. Laat het
niet zover komen en beheers zelf je inbox, voordat je inbox jou beheerst.
Beperk het checken
van je mailbox
De meeste mensen zijn geneigd om bij het signaal dat er een
nieuwe mail binnenkomt te kijken. Ook al lees je het bericht niet, deze
onderbreking van je werkzaamheden leidt toch meer af dan je misschien zou
vermoeden. In outlook kun je de signalen voor nieuwe berichten uitschakelen. Zo
bepaal je zelf wanneer je je e-mails wilt checken. Probeer vaste momenten te
hanteren waarop je je mail checkt.
Markeer de e-mails
Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om de mails te
markeren. Zodra je je mailbox opent kun je dus direct zien welke mails je
dringend moet beantwoorden en welke nog even kunnen wachten. Probeer je niet
gek te laten maken door afkortingen als ‘asap’ en ‘zsm’. Iedereen is geneigd om
zijn e-mail als belangrijk te beschouwen, maar jij kunt nu eenmaal niet alles
tegelijk.
Maak mapjes
Werken met mapjes in je inbox werkt niet alleen een stuk
overzichtelijker, je weet de e-mails ook sneller terug te vinden. En dit levert
weer een mooie tijdsbesparing op. Probeer de mapjes zo te organiseren dat het
mapje van personen die jou vaak dringende of belangrijke mails sturen, bovenaan
komt te staan. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een cijfer voor de naam van de
map te zetten.
Bellen
Als je zelf veel mailt, zul je ook veel mail ontvangen. Dit
komt doordat veel mails een vraag bevatten. De ontvanger zal hier ongetwijfeld
weer op reageren, vaak met een nieuwe vraag. Probeer dit te voorkomen door wat
vaker de telefoon te pakken en e-mail alleen te gebruiken voor de eenvoudige
berichten.
